Você tem uma empresa com muitos equipamentos e funcionários.
Mas percebe que o rendimento está muito abaixo do esperado?
Pode ser que sua organização e distribuição não esteja devidamente adequada!
É hora de aprender como organizar sua empresa e compreender, a partir das dicas que separamos neste post, os benefícios de contar com um ambiente harmônico vão muito além do conceito de ordem 😉
Por que e como organizar uma empresa:
Ter uma rotina previsível não tira as surpresas nem os imprevistos, mas garante que o que está sendo feito está sendo bem feito com o aproveitamento de tempo e o rendimento necessário para atender bem as necessidades do cliente.
Seus colaboradores podem render mais com processos e tarefas bem distribuídas e repetitivas.
Quando os equipamentos e ferramentas estão organizados e em lugares específicos, e dispostos de maneira que fique facil seu acesso, se torna muito mais rápido realizar os serviços e procedimentos do dia a dia por elimina-se o tempo desperdiçando procurando por peças e ferramentas.
Um controle de estoque eficiente também se faz necessário para evitar compras de material em excesso, ou falta de componentes que podem ser essenciais para o trabalho no dia a dia
Quando todos sabem o que fazer e como fazer as coisas fluem com muito mais facilidade.
Você enxerga melhor as oportunidades e soluções de cada projeto trabalhado.
A comunicação é mais objetiva e eficiente, e o planejamento é realizado com objetivos claros e alcançáveis.
O atendimento ao cliente é muito mais eficaz.
A sua imagem profissional é enaltecida, juntamente com a imagem da empresa, pois a qualidade do serviço se torna uma marca registrada.
Independentemente do porte da sua empresa, é necessário compreender cada etapa dos processos de trabalho, antes mesmo de começar a executá-las.
O que isso quer dizer? Que você deve conhecer todos os passos a serem tomados para atingir os resultados desejados, e saber como proceder, caso algum imprevisto entre no caminho, ou seja você deve saber avaliar e antecipar possíveis desvios e falhas no processo.
Viu como algo incrivelmente simples de adotar, na rotina de trabalho, pode ser igualmente fundamental para tornar o dia a dia mais organizado?
O mapeamento ajuda na compreensão e execução das tarefas diárias.
O mapeamento é um aprofundamento na compreensão dos processos utilizados diariamente.
E sabe por que ele pode ser um diferencial e tanto na hora de como organizar uma empresa desorganizada?
Porque ele é um método que coloca, diante de você e de todos os colaboradores, toda a estrutura do seu negócio.
Sua equipe passa a enxergar cada processo como um todo, e não como um elemento individual.
Com isso, descobertas são feitas, abrindo um leque de oportunidades e de crescimento.
O seu processo é amadurecido quando todos têm uma visão geral dele.
Problemas são identificados, soluções são discutidas e a sua rotina fica mais ainda à prova de imprevistos.
O mapeamento ainda confere outras ideias, como a redução de custos, a otimização de tempo e a delegação de tarefas.
É importante, portanto, que o seu mapeamento conte com um check-list que defina, exatamente, todas as etapas do seu trabalho.
É importante ter documentados todos os processos da empresa com um passo a passo bem explicativo, a fim de que os colaboradores possam executá-lo com perfeição.
Crie uma comunicação colaborativa
Uma das grandes dificuldades para quem busca como organizar uma empresa desorganizada é a comunicação ineficiente entre as áreas, gerando um verdadeiro telefone sem fio.
Para isso, é necessário incentivar a comunicação colaborativa. E isso pode ser feito de algumas maneiras:
Como organizar uma empresa desorganizada: um dia de cada vez!
Por fim, fica a grande dica de como organizar uma empresa desorganizada: não se precipite!
Fazer todas as transformações de uma vez e sem nenhum planejamento, pode ser um passo mais adentro para o caos.
Por sua vez, quando planejadas, etapa por etapa, é muito mais fácil entender o funcionamento da empresa e os rumos que ela irá tomar quando todas as mudanças tiverem sido realizadas.
E o segredo fundamental é saber como entregar ao cliente o serviço ou o produto que ele procura, exatamente do jeito que ele quer! Quando você descobre isso, deve fazer um raciocínio ao contrário:
– Como organizar minha empresa para entregar isso ao cliente?
Faça algumas perguntas a si mesmo:
1. Que tipo de profissional preciso contratar?
2. Dos profissionais que já estão na empresa, o que eles precisam dominar melhor?
3. É preciso desenvolver alguma nova tecnologia?
4. Existe algum equipamento ou máquina que preciso comprar?
5. Meu preço é considerado bom pelos meus consumidores?
6. Há alguma atividade em minha empresa que está atrasando as outras?
7. Está havendo algum desperdício?
São 7 perguntas que podem ajudar muito a organizar sua empresa.
Mas não é possível fazer tudo de uma vez.
Ao detectar que algumas delas precisam de resposta, escolha a prioritária e só depois de resolvê-la, parta para a próxima.
Por exemplo: antes de sair por aí contratando novos funcionários, capacite os que você já tem, às vezes, depois disso, eles podem te surpreender e preencher essa vaga sem necessidade de contratação.
Da mesma forma: antes de comprar novas máquinas e equipamentos, veja se não é possível apenas evitar desperdícios e produzir com mais assertividade. Caso contrário, ok, contrate e compre (se tiver condições para isso…), mas teste antes!